Quelles sont les tâches d’une télésecrétaire ? Qui a besoin d'une assistante virtuelle ?
Vous souhaitez booster votre business et réunir toutes vos forces pour atteindre vos objectifs ? Vous pouvez gagner plus de temps et d’argent en engageant un prestataire de téléservices. De quoi s’agit-il ? Découvrez toutes les réponses à vos questions de l’univers assistance administrative polyvalente à distance avec Sihan Agency Madagascar.
Pourquoi faire appel à une agence d’externalisation pour vos missions de secrétariat à distance ?
L’opportunité d’une externalisation de secrétariat est la collaboration avec un partenaire fiable pour donner un autre élan à ses affaires et gagner en productivité. Déléguer les tâches administratives permet de planifier sereinement l’avenir et de se focaliser sur ses objectifs présents.
Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
Avec le progrès de l’intelligence artificielle, un assistant virtuel peut prêter à confusion. C’est bien du télétravailleur dont il est question, et non de la machine virtuelle sur votre PC ou dans votre téléphone intelligent.
C’est un salarié au sein d’une entreprise d'assistance virtuelle (centre d’appel), son rôle est de s’occuper d’une ou de plusieurs tâches administratives. Ce professionnel se voit également confier des missions de création de contenus (graphique et rédactionnel). Avec l’évolution des métiers du web, on parle d’assistance virtuelle à distance 2.0. Cela veut dire que votre téléassistant est capable de gérer la page Facebook de votre compte entreprise pour faire la communication ou la promotion de produits, de rechercher des informations sur internet et d’autres tâches à la demande.
De nos jours, le télé-secrétaire devient un assistant virtuel polyvalent et multilingue (français, anglais et autres langues) capable de communiquer avec des clients internationaux.
Votre partenaire de l’externalisation doit parfaitement assimiler le langage du web marketing. Une entreprise d’externalisation assistance virtuelle propose une gamme de service des processus métiers BPO (téléopérateur, modérateur, rédacteur de newsletters, communiqués, fiches techniques, fiches produits et contenus de site, infographiste multimédia, graphique et audiovisuel).
Relation entre objectif stratégique d'une entreprise et télé-assistance
Confier la gestion au quotidien des tâches administratives de votre entreprise à un service de secrétaires polyvalentes expérimentées offre un équilibre harmonieux entre gain de temps et efficacité. En effet, la quantité de dossiers à classer ou à rechercher peut parfois mobiliser des heures et une ou plusieurs personnes dédiées. Les tâches administratives chronophages sont nombreuses : un soutien administratif complet est nécessaire pour votre réussite !
Une agence de télésecrétariat assiste votre organisation dans votre domaine d’activité, quelle que soit la taille et le type de votre entreprise : association, restaurant, hôtel, agence immobilière, avocat, médecin, profession libérale, e-commerçant etc.
Assistance virtuelle multitâche
Qu’est-ce qu’un service d’assistance multitâche ? C’est un soutien administratif englobant les prestations suivantes :
★ Secrétariat à distance administratif et bureautique (saisie, numérisation de tous types de documents, mise en page, transcription de documents)
★ Secrétariat téléphonique à distance (gestion de vos appels entrants et sortants)
★ Gestionnaire d’agenda et planificateur de rendez-vous (organisation des événements, traitement des invitations, organisation de déplacements, organisation de voyages, gestion des réservations, prise de rendez-vous, gestion de calendriers, gestion des annulations et des reports)
★ Gestionnaire de courriels (consultation, tri et réponse aux destinataires, envoi de reminders avant rendez-vous, organisation de votre boite mail)
★ Assistance comptable (organisation de systèmes de comptabilité et partage de bilan financier, saisie et envoi des factures, service de recouvrement, encodage et saisie des devis fournisseurs, suivi des budgets).
★ Assistance saisie de bases de données back-office (traitement et organisation de reporting à distance, mise à jour des données sur interfaces et de base de données contacts)
★ Assistante de veille pour la recherche en ligne sur les moteurs de recherche
★ Rédactions de procédures, de présentation et de comptes rendus
★ Assistant virtuel et génération de leads (ou chasse aux partenariats), avec une recherche des opportunités commerciales potentielles et une veille commerciale permanente sectorielle.
Entreprise d’assistance virtuelle et service client à distance de qualité
Lorsqu’il s’agit de service aux sites e-commerce, faire appel à une agence externalisée d’assistance virtuelle est le plus pratique. Il faut mesurer l’impact de la prise en charge du volet gestion de la clientèle dans les domaines suivants :
- traitement et saisie des commandes
- gestion des demandes et information aux clients
- logistique
- traitement des réclamations clients
- animation et gestion des réseaux sociaux,
- Enquête de satisfaction…
Qui peut faire appel à un assistant virtuel ?
L’avancement des technologies et l’externalisation des processus métier sont les principaux facteurs de la montée en puissance de l’assistance virtuelle. Le travail à distance, c’est-à-dire hors de locaux proprement dit de l’entreprise, permet de déléguer une grande quantité de travail. L'assistance virtuelle repose sur le concept de télétravail : faire traiter une partie de votre activité en dehors de vos propres locaux. L’expertise d’un prestataire de services d’assistance virtuelle et d’un centre d’appel offshore multilingue profite à un large éventail de clientèle.
L'efficacité au-delà des frontières
Un agent travaillant à distance offre un service personnalisé à ses clients, professionnels, entrepreneurs ou manager, et particuliers. Cet agent et l’équipe déployée pour le projet doivent maîtriser parfaitement la langue du donneur d’ordre et de sa clientèle pour une communication fluide.
Le service d’assistance virtuel combine professionnalisme et grande disponibilité de télésecrétaires polyvalentes hautement qualifiées pour le compte d’une grande compagnie multinationale. Les assistantes sont exclusivement dédiées à des projets de campagnes de relation client au service de filiales aux quatre coins du monde.
Les infopreneurs et leur TPE / PME peuvent faire appel aux services d’un assistant virtuel indépendant ou d’une entreprise d’assistance virtuelle. Notamment pour un service d’assistance administrative afin que les équipes se concentrent sur leur cœur de métier.
Au sein d’une agence de téléservice, les agents assistants virtuels sont recrutés selon des critères bien définis selon un cahier de charge. Au-delà des compétences, la question de la culture est primordiale afin d’améliorer continuellement la relation client dans le partage de valeurs et de pratiques éthiques.
En sept années d’existence, l’agence Sihan Agency Antananarivo met à votre entière disposition une équipe d’assistance virtuelle trilingue :
- équipe spécialité anglaise
- équipe spécialité française
- équipe de spécialité espagnole.
Pourquoi avoir un assistant virtuel à Madagascar ?
Avoir un assistant virtuel à Madagascar répond à l’impératif de flexibilité des heures de travail et l’importance capacité de turnover : disponible 24h/24 et 7j/7, pendant les weekends et les jours fériés, selon le type de contrat.
Vous faites ainsi des économies en coûts d’embauche, en coûts de formation, en coûts administratifs et de rémunération de profils qualifiés et polyvalents !
Notre agence de télésecrétaires expérimentées dispose d’une infrastructure technologique multicanale. Cette logistique en phase avec les nouvelles technologies vous aide à réaliser des économies d’investissements en ressources (matériel et local).
Profitez d’une offre d’assistance centrée sur vos objectifs et bénéficiez de tarifs avantageux, des offres qui se basent sur le temps passé sur le projet.
Contactez-nous pour bénéficier d’une expertise de nos conseillers polyvalents, multiservices / multicanal, à un coût flexible et sans engagement.
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